Vereinbarung zur ehrenamtlichen Mitarbeit
Herzlichen Glückwunsch, wenn Sie jemanden für Ihr Ehrenamt begeistern konnten. Da jedes Ehrenamt unterschiedliche Anforderungen hat, sollten Sie diese schriftlich festhalten. Eine "Vereinbarung zur ehrenamtlichen Mitarbeit" beschreibt im gegenseitigen Einvernehmen Art und Umfang des Ehrenamts, Rechte und Pflichten, Aufgaben- und Verantwortungsbereich, Ansprechpartner, Arbeitsabläufe und die Kostenerstattung.
Am besten setzen Sie sich mit dem oder der neuen Mitarbeiter/in zusammen und besprechen Sie die folgenden Themen:
- Wie und wann beginnt das ehrenamtliche Engagement?
- Gibt es eine zeitliche Befristung?
- Wer arbeitet die Ehrenamtlichen ein und ist ihre Ansprechperson?
- Welche Räumlichkeiten und Ressourcen sind verfügbar?
- Wer und wie wird über das ehrenamtliche Engagement informiert?
- Wie tauschen sich Haupt- und Ehrenamtliche aus?
- Welche Fortbildungsmöglichkeiten für Ehrenamtliche gibt es bzw. welche sind für die Tätigkeit notwendig?
- Welche zeitlichen Ressourcen haben Sie oder andere für die Begleitung der Ehrenamtlichen?
- Wie sind Ehrenamtliche versichert?
- Für welche Tätigkeiten benötigt die/der Ehrenamtliche besondere Genehmigungen (z.B. Gesundheitszeugnis) und welche Tätigkeitsbereiche können von Ehrenamtlichen nicht ausgeführt werden?
Unser Musterformular für die Vereinbarung
Schreiben Sie die getroffenen Vereinbarungen auf – zur Erinnerung für alle Beteiligten. Nutzen Sie gerne unser Muster-Formular „Vereinbarung zur ehrenamtlichen Mitarbeit“. So sorgen Sie dafür, dass das Ehrenamt verlässlich und verantwortlich gefüllt wird und jeder seine Rechte und Pflichten kennt. Je nach Tätigkeit sind zusätzlich Datenschutz- oder Verschwiegenheitserklärungen zu empfehlen.
Gute Gründe für eine schriftliche Vereinbarung
Es spricht viel dafür, diese Vereinbarung schriftlich festzuhalten und wechselseitig zu unterschreiben:
- Die Verabredungen erhalten eine größere Verbindlichkeit.
- Das Wichtigste bleibt für beide Seiten nachlesbar. Die Fülle der neuen Informationen und Eindrücke ist am Anfang oft groß. Manchmal werden auch verschiedene Möglichkeiten und Varianten besprochen. Hier schafft die Schriftform Gewissheit, wie man verblieben ist.
- Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Grenzen der Verantwortung, wichtige Termine, Ansprechpartner, Vertretungssuche oder Finanzrahmen sind verlässlich und zum „Darauf-berufen-können“ zusammengefasst.
Bitte beachten Sie:
Für manche Tätigkeiten sind besonderen Voraussetzungen erforderlich, zum Beispiel ein polizeiliches Führungszeugnis oder eine Ausbildung. Auch zusätzliche Vereinbarungen zu Verschwiegenheit oder Datenschutz können sinnvoll sein.
